土方奈緒ブログ

会社に現金を置かないって、どうやってキャッシュレスにするのか？

簡単です。

社長、社員の経費精算は月に1 回にし、 その間、経費を立て替えておいてもらうのです。

立て替えた経費の精算には、立替経費精算書を使用します。

手順としては、

１．社員が経費の支払いを現金で立て替えます。
経費の領収証は、立て替えた社員が精算日まで保管してくださいね。基本領収書がないものは精算しないこと。
２．経費を立て替えた社員は、あらかじめ決めておいた締切日までに立替経費精算書を作成し会社に提出します。
領収証は立替経費精算書に添付。
３．会社は給与や役員報酬と合わせて、立て替えた経費を社員あてに銀行口座から振り込みます。

ポイントは立替経費精算書を各社員が自分で作成するということ。

1 人1 人社員が自分の精算書を作成することはそれほど大したことではありません。

ですが、同じ作業を経理担当者がいちいち整理や集計を手伝ってしまうと、 多大な時間が経理担当者にかかってきます。

そしてもう一つ、事務負担を減らす秘訣は、経費の精算を締切日に間に合わせること。

締切日に間に合わなかった立替経費精算は、翌月の給料で精算しましょう。

立替経費精算書が提出されたあとは、毎月、給料とともに立替経費を振り込み、 立替経費精算書を元に経理処理をすることになります。

社長の場合も同様です。 経理上ツケておいて1 ヶ月に１回精算すれば会計上はまったく問題なし。
大切なことは、「立替精算は月１回自分で申請すること」というルールを明確化して、社員に周知させることです。